Die Zahlungserinnerung: Freundlich aber bestimmt

Wenn ein Kunde nicht für die gebotene Leistung zahlt, dann ist das in den meisten Fällen ein echtes Ärgernis. Doch wie geht man in einem solchen Fall vor? Bitterböse Mahnung oder lieber eine freundliche Zahlungserinnerung schreiben? Die Antwort lautet ganz klar: Erst einmal eine freundliche Zahlungserinnerung schreiben oder sogar noch direkter und persönlicher per Telefon abhandeln. Denn bei allem Unmut gilt es in geschäftlichen Angelegenheiten unbedingt, die Form zu wahren.

Schließlich besteht auch die Möglichkeit, dass die geschriebene Rechnung gar nicht den Weg zum eigentlichen Empfänger gefunden hat. Im Mahnwesen greift man deshalb auf Zahlungserinnerungen zurück, die rein formal betrachtet bereits Mahnung sind. Ohne die Überschrift „Mahnung“ wirken diese Zahlungsaufforderungen jedoch weitaus weniger bedrohlich und um einiges freundlicher. So kann die vertrauensvolle Basis zwischen Anbieter und Empfänger gewahrt werden.

Daten und Fakten zur Zahlungserinnerung: Die richtige Form

Bevor ein Mahnschreiben, bzw. eine Zahlungsaufforderung geschrieben werden kann, ist es zunächst einmal wichtig, die notwendigen rechtlichen Grundlagen zu kennen. In den ursprünglichen Zahlungsaufforderungen werden Zahlfristen eingeräumt. Bei Warenversand betragen diese Fristen in der Regel 14 Tage, bei Dienstleistungen 14 oder 30 Tage. Nach Ablauf dieser Frist kann ein freundliches Mahnschreiben in Form einer Zahlungserinnerung verfasst – oder aber noch unkomplizierter: ein Anruf getätigt werden.

Wer sich für ein Anschreiben, die gängigste Form der Erinnerung im Mahnwesen, entscheidet, sollte folgende inhaltlichen Aspekte beachten, die keinesfalls in der Mahnung fehlen dürfen: Der Rechnungsbetrag und Leistung, die Rechnungsnummer, das Datum, Empfänger und Absender sowie eine neue Frist, die eingeräumt werden muss. Diese Frist umfasst eine Dauer von 5-10 Tagen. Die Erinnerung kann sowohl als E-Mail als auch auf dem Postweg versandt werden. Erst, wenn innerhalb dieses Zeitraums keine Zahlung verbucht werden konnte, darf eine ordentliche und bestimmtere Mahnung geschrieben werden.

Der Tonfall des Anschreibens in der Zahlungserinnerung sollte immer freundlich, aber bestimmt sein, um zu verdeutlichen, dass das vertrauensvolle Verhältnis noch besteht – Rechnungen aber dennoch beglichen werden müssen.

Anruf oder Anschreiben?

Ein Anruf ist eine gute Möglichkeit, sehr schnell zu einer Antwort zu gelangen und den Kunden nicht mit Mahnungen oder Zahlungsaufforderungen zu verschrecken. Diese Form der Zahlungserinnerung lässt sich in der Regel jedoch nur in kleineren Betrieben durchsetzen, die ihre Kunden persönlich kennen.

Handelt es sich beim Kunden um eine größere Firma, so kann man in deren Buchhaltungsabteilung anrufen und klären, ob die Rechnung angekommen ist oder ob etwaige Probleme aufgetreten sind. Größere Firmen sollten auf die bewährte schriftliche Form zurückgreifen.

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