Die freundliche Zahlungserinnerung

Um den geschätzten Kunden nicht vor den Kopf zu stoßen, machen die meisten Firmen, Dienstleister und Versandhäuser nicht sofort nach Ablauf der Zahlungsfrist Gebrauch von ihrem Recht, eine Mahnung zu schreiben, in der auch Mahngebühren fällig werden.

Viel mehr greifen sie zu einer freundlichen Zahlungserinnerung, die in einem netten Tonfall geschrieben wird und in der noch keine Ansprüche geltend gemacht werden. Dabei kommen Floskeln wie „Haben Sie uns vergessen“, „Ist unsere Rechnung im Stress des Alltags verloren gegangen?“ oder auch „War etwas nicht in Ordnung, Herr/Frau XY“ zum Tragen.

Auf freundliche Art versucht man so den Kunden daran zu erinnern, seine Rechnung zu begleichen. In der Zahlungserinnerung wird dabei eine neue Frist gestellt, die in der Regel 5 bis 14 Tage umfasst und in der der Rechnungsbetrag beglichen werden kann. Erfolgt auch dann keine Zahlung, kann nach Ablauf der zweiten Frist die erste Mahnung geschrieben werden.

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Wie sollte eine Zahlungsaufforderung inhaltlich aufgebaut sein?

In der Zahlungserinnerung sollte man versuchen so höflich wie nur möglich an den Kunden heranzutreten – schließlich möchte man diesen nicht verärgern. Da es durchaus mal passieren kann, dass man einen Zahlungstermin versäumt, sollte lediglich auf den Verzug hingewiesen werden – mit der freundlichen Bitte den vorliegenden Sachverhalt zu prüfen und gegebenenfalls zeitnahe den noch offenen Rechnungsbetrag zu begleichen. Gebühren für Auslagen macht man hier in der Regel nicht geltend.

Weitere Mahnschritte im Überblick

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