Eine Mahnung schreiben: Was es zu beachten gibt

In einigen, meist ungeliebten Fällen, kommen Dienstleister nicht umhin, eine Mahnung zu schreiben. Egal, ob der Kunde nicht zahlen konnte oder es einfach nur vergessen hat – die ausstehende Rechnung muss natürlich beglichen werden.

Doch wie muss man Mahnungen schreiben? Welcher Inhalt gehört ins Mahnungsschreiben? Und ab wann darf es überhaupt geschrieben werden. Alle Angaben dazu, sowie Muster und Vorlagen zu Mahnungsschreiben, finden Sie im Folgenden.

Ab wann darf eine Mahnung geschrieben werden?

mahnung-schreibenWer eine Mahnung schreiben möchte, der darf das nicht aus dem einzigen Grund, den Zahlungsvorgang zu beschleunigen. Eine bestimmte Frist muss eingehalten werden, ehe man Mahnungen schreiben und versenden darf.

Diese Frist kann sich zweierlei gestalten: Zum einen kann in der Rechnung eine Zahlungsfrist gesetzt werden. Zweitens – für den Fall, dass diese Frist nicht gesetzt worden ist, gerät der Rechnungsempfänger automatisch nach 30 Tagen, in denen die Rechnung nicht beglichen worden ist, in Verzug. Spätestens 31 Tage nach Erhalt der Ware/Rechnung und dem Nicht-Begleichen dieser, darf man also eine Mahnung schreiben.

Der Großteil der Dienstleister geht dabei jedoch folgenden Weg: 1. Zahlungserinnerung ohne Mahngebühren, 2. Erste Mahnung in bestimmtem, aber freundlichem Ton, 3. zweite, sehr bestimmte Mahnung, 4. dritte und letzte Mahnung, in der auf ein drohendes gerichtliches Verfahren hingewiesen wird.

Prinzipiell geschieht die Zahlungserinnerung in der Regel aus Kulanz und um die Beziehung zum Kunden oder Geschäftspartner auf einer vertrauensvollen Basis zu belassen.

Was gehört in ein Mahnungsschreiben?

Inhaltlich sind folgende Punkte beim Mahnungen schreiben von oberster Priorität: Empfänger und Absender, Datum, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer und erbrachte Leistungen. Zudem ist es wichtig, in der Mahnung eine neue Zahlungsfrist zu setzen, die in der Regel zwischen 5 und 14 Tagen betragen kann.

Auch Mahngebühren dürfen erhoben werden – jedoch erst in einem Mahnungsschreiben, nicht in einer Zahlungserinnerung. Die Mahngebühren und ihre Zusammensetzung müssen offen gelegt werden. Zu ihnen zählen zum Beispiel Kosten für Porto und Papier (maximal 2,50 €), Ersatz für die Verzugsschäden sowie gegebenenfalls Kosten für den Anwalt oder ein beauftragtes Inkassobüro. Dabei dürfen die beanschlagten Sätze eines Inkassobüros nicht über den gängigen Sätzen eines Rechtsanwalts liegen.

Beim Berechnen des Ersatzes für Verzugsschäden liegt ein Basiszinssatz von 0,12% zugrunde. Bei Geschäftsbeziehungen gegenüber Verbrauchern dürfen noch einmal 5% auf den Basiszinssatz aufgeschlagen werden, bei Beziehungen zu Geschäftsleuten sogar 8%, die Zinssätze beziehen sich dabei auf ein ganzes Jahr.

Bei einem Rechnungsbetrag von 2.000 Euro, mit dem ein Verbraucher 8 Wochen in Verzug ist, wird die Mahngebühr, die aufgeschlagen werden darf, also folgendermaßen berechnet: 2.000 Euro x 5,12% = (102,40 / 365) x 56 = 15,71 €.

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